Les 5 POURQUOI, ou les « 5 WHY », est une méthode très efficace pour résoudre les problèmes. Elle permet de rechercher et trouver les causes racines.
La méthode des 5 pourquoi a été créée et développée par Sakichi Toyoda, le fondateur de Toyota.
« La base de l’approche scientifique de Toyota est de demander pourquoi cinq fois, chaque fois que nous découvrons un problème… En répétant “pourquoi” à cinq reprises, la nature du problème, ainsi que sa solution, deviennent évidentes. » Taiichi Ohno
Les concepteurs de cet outil estiment qu’on s’interrogeant 5 fois “pourquoi?”, on approfondit la recherche des causes du problème, de plus en plus. Ce qui aide identifier les racines du dysfonctionnement.
C’est comme une frappe chirurgicale pour comprendre idéalement collectivement les causes effets qui génèrent une situation ou un fait.
Il faudra des itérations d’analyses rapides pour aboutir à des meilleurs compréhensions des causes racines.
Pourquoi utiliser la méthode des 5 pourquoi ?
C’est une des pratiques qui permet stimuler plus de Kaizen !
Kaizen qui tire son origine de deux mots japonais Kai (qui signifie « changement ») et Zen (qui signifie « bon »). Kaizen revient donc à dire « bon changement » soit en d’autres termes, « amélioration continue ». C’est un concept ou une philosophie appliqué dans les entreprises et dont le but est de promouvoir la recherche de la performance et l’amélioration permanente sans demander de gros investissements.
L’application de cette pratique est très large.
Les 5 pourquoi peut se pratiquer en ad hoc pour analyser une situation. On peut l’utiliser à n’importe quelle occasion lorsqu’on cherche à comprendre que s’est-il passé. Elle peut s’utiliser pour résoudre un problème tout en identifiant l’ensemble de ses causes racines (ou pour comprendre ses habitudes pour stimuler son développement personnel).
Elle est souvent pratiquée lors d’une rétrospective un cérémonial basé sur des pratiques de courtes réunions, pour instaurer une dynamique d’amélioration continue, promu par les méthodes agiles: SCRUM, KANBAN , CRYSTAL et A3 LEAN.
En générale, la rétrospective aide les individus, équipes et organisations à :
• Développer un état d’esprit, une façon de faire/être et une culture d’amélioration.
• Identifier les dysfonctionnements (techniques et interpersonnels) pour y remédier.
« Fais-le mieux, rends-le meilleur, améliore-le même s’il n’est pas cassé, parce que si nous ne le faisons pas, nous ne pouvons pas concurrencer ceux qui le font. »« Mieux qu’hier, moins bien que demain. »
Pourquoi la méthode des 5 pourquoi?
- Un outil très simple et rapide à pratiquer ;
- Un ROI remarquable : peu d’efforts mais beaucoup de changement ;
- Comprendre mieux ce qui se passe et dépasser les hypothèses qui sont en surface ;
- Favoriser le travail d’équipe et la collaboration pour comprendre le problème et le résoudre.
Commencer avec les 5 pourquoi
Pour commencer à pratiquer cette méthode au travail, voici ce qu’il faut faire :
Former une équipe transversale : il faut savoir, tout d’abord, que ce n’est pas une tâche individuelle, elle doit être exécutée par une équipe. Cette dernière vous permet de profiter des points de vue uniques et recueillir assez d’informations pour comprendre mieux la situation analysée.
Définir le problème ou la situation à analyser: il est très important de discuter le problème avec l’équipe, cela vous permet de définir l’ampleur du problème et trouver des solutions innovantes et efficaces.
Identifier les causes profondes du problème : demander pourquoi et chercher les causes du problème en se justifiant par des faits réels, et non pas par des opinions et des réactions émotionnelles.
Affiner les analyses : une fois les causes sont déterminées, toute l’équipe participe à la revue de l’ensemble de l’analyse, et l’ajuste en conséquence des discussions des participants.
Pour finir…
Il est recommandable de commencer par analyser les problèmes récurrents qui impactent le plus, les équipes et l’organisation.
Et n’oubliez pas que poser la question pourquoi peut être compris comme intrusif ou comme une pression qui pousse la personne à se justifier. Prenez le temps donc de clarifier que le pourquoi dans notre contexte ne cherche pas un coupable, mais plutôt un fait, une cause.
Voici la directive première à rappeler aux participants au début et en cours de l’atelier si besoin:
« Tout le monde a fait le meilleur travail qu’il pouvait. A donné ce qu’il savait au bon moment, en fonction des compétences, capacités, et des ressources disponibles. Et que la situation est telle qu’elle est. »
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